Nieuwe collega’s inwerken op afstand: Hoe doe je dat

Ook in deze tijden lopen er nog steeds sollicitatie procedures en worden er dagelijks nieuwe mensen aangenomen.

Dan breekt natuurlijk ook de tijd aan dat iemand start bij zijn of haar nieuwe baan en ingewerkt moet worden.

Maar hoe werk je nou iemand in als er niemand op kantoor is vanwege de corona maatregelen? Wij delen vijf tips:

1. Een iets andere introductie dan gebruikelijk
   
   Wanneer je normaal het hele kantoor, of de hele afdeling, af kunt lopen om een beeld te geven en de nieuwe collega voor te stellen kan dat nu natuurlijk niet. Zorg er dan ook voor dat je vooraf al nagedacht hebt over een introductie.
   Een introductie kan bijvoorbeeld door een koffie-meeting in te zetten met het nieuwe team en de thuiswerkplekken te delen, of wanneer dat niet mogelijk is een filmpje waarin het team zich voorstelt.
   Is je kantoor toch open maar op een lagere bezetting? Laat dan de nieuwe collega de eerste twee weken op kantoor komen, om meer directe feedback te kunnen geven en een laagdrempelige manier van contact te hebben. Elk face-to-face contact wat mogelijk is is weer meegenomen.
   
   
2. Zorg voor een planning of structuur
   
   Een planning of structuur is altijd fijn voor zowel manager als de nieuwe collega. Wanneer iemand op afstand ingewerkt dient te worden biedt dit meer houvast.
   Bij de planning is het belangrijk dat er gewerkt wordt met flexibele tijden, juist nu kunnen er meerdere zaken tussendoor komen of langer duren dan verwacht. De planning geeft vooral veel inzicht in de prioriteiten en zorgt er voor dat er geen onnodige taken allemaal in een keer op de nieuwe collega af komen.
   
   
3. Zorg voor een dagelijks contact moment met het hele team
   
   In het verlengde van een goede planning en structuur. Een dagelijks contactmoment met het hele team kan goede inzichten bieden in het werk, de sfeer en is een laagdrempelige manier om direct vragen te delen met het team.
   
   
4. Maak duidelijke afspraken over de communicatie kanalen
   
   Wat voor vragen stel je waar en bij wie? Communicatie is normaal gezien ook al belangrijk maar in tijden van online op afstand werken is het belangrijk om de nieuwe collega een duidelijke uitleg te geven welke communicatie manieren er zijn binnen het team en het bedrijf. Gebruiken jullie Microsoft Teams of bellen jullie via Zoom? Telefonisch contact of juist via e-mail? Handig om dit vooraf duidelijk te hebben, zodat de collega gelijk goed kan beginnen.
   
   
5. Koppel de nieuwe collega aan een buddy
   
   Wanneer het mogelijk is om een buddy systeem te gebruiken is het de snelste manier om iemand op afstand in te werken. De buddy kan korte eenvoudige vragen en problemen beantwoorden of de nieuwe collega de juiste persoon wijzen wanneer deze de vraag niet kan beantwoorden. Het is gelijk een makkelijk en persoonlijk contact en zorgt voor laagdrempelige feedback.